Tras finalizar el primer trimestre del año 2018, momento en el que las sociedades tienen que comenzar a preparar el cierre de cuentas y el Impuesto de Sociedades del ejercicio inmediatamente anterior (cierre 31 de diciembre), hay una serie de obligaciones registrales y fiscales que toda empresa debe cumplir.
El 31 de marzo venció el plazo máximo que tienen los administradores de las sociedades para formular las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
La Junta General se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobar las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado, con fecha límite del 30 de junio.
La presentación del Impuesto de Sociedades finalizará el 25 de julio, mientras que la presentación de las cuentas anuales se realizará como máximo dentro de los 30 días siguientes a la celebración de la Junta General donde sean aprobadas, fecha límite 30 de julio.
Las obligaciones mínimas que toda empresa está obligada a realizar, aunque esté inactiva (se entiende por inactiva aquella empresa que no tiene registrada ningún alta en actividad económica con Hacienda) son estas:
- Libros contables (hasta el 30 de abril, en el Registro Mercantil del domicilio)
- Cuentas Anuales (hasta el 30 de julio, en el Registro Mercantil del domicilio)
- Impuesto sobre Sociedades (hasta el 25 de julio en la AEAT)
Libros contables
El Código de Comercio obliga a llevar:
- El libro diario, en el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. También puede realizarse anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, su detalle se registra en libros o registros concordantes.
- El libro de inventario: Balance inicial detallado de la empresa, balance de comprobación, en el que deben transcribirse trimestralmente las sumas y saldos de las cuentas y el inventario de cierre de ejercicio.
Legalización de los libros contables: los libros obligatorios en formato digital, soporte informático, se legalizan en el Registro Mercantil del domicilio a través de la web https://www.registradores.org/registroonline, entrando con el certificado digital.
Conservación de los libros: la Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento
Cuentas anuales
- Balance
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Estados de cambio en el patrimonio neto
- Estados de flujo de efectivo
Las cuentas anuales solo las empresas están obligadas a presentarlas en el Registro Mercantil y existen 3 modelos diferentes en función del activo total, la cifra de negocio y el número de trabajadores.
Presentación de las Cuentas Anuales: las Cuentas Anuales se presentan en el Registro Mercantil del domicilio a través o bien a través de la web https://www.registradores.org/registroonline, entrando con el certificado digital.
La falta de presentación de las Cuentas Anuales también puede ser objeto de sanción económica, en este caso es el ICAC – Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas – quien tiene la facultad de imponer sanciones económicas a las empresas que no depositan en el plazo legal sus cuentas anuales en el registro mercantil correspondiente a la provincia de su domicilio.
El artículo 282.1 indica que el incumplimiento del artículo 279.1 dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad, aunque con algunas excepciones.
Pero es el artículo 283 del mismo cuerpo legal (Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital), el que indica que el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales dará lugar a una multa por importe que podrá ir de 1.200 a 60.000 euros, sí señor, han leído bien, mínimo 1.200 euros y máximo 60.000 euros por no registrar las cuentas anuales en el plazo indicado por la Ley. Pero es que, además, para las sociedades con una facturación superior a los 6 millones de euros, las sanciones pueden llegar a los 300.000 euros.